Recentemente atendi um cliente que recebeu uma ação trabalhista, após identificar os pedidos do processo ele me informou que todos os pedidos haviam sido pagos, mas ao elaborar a defesa do caso nos deparamos com a falta dos comprovantes de pagamento.
Essa é uma situação em que se aplica a desgostosa frase: Quem paga mal, paga duas vezes. Não ter comprovantes arquivados pode significar pagar em dobro, e por este e outros motivos que abordarei a seguir é tão importante ter uma estrutura de gestão documental eficiente na sua empresa.
1. Cumprimento das Obrigações Legais
Empresas estão obrigadas a manter diversos registros trabalhistas, como contratos de trabalho, folhas de pagamento, comprovantes de recolhimento de FGTS e INSS, controles de jornada, entre outros. Esses documentos são exigidos pela CLT e normativas específicas de órgãos como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho.
A organização adequada desses arquivos assegura que, em caso de fiscalização, a empresa possa prontamente comprovar o cumprimento de suas obrigações, evitando multas e autuações.
2. Defesa em Reclamações Trabalhistas
Em ações judiciais, é dever da empresa comprovar documentalmente o pagamento de questões como horas extras, férias, verbas rescisórias e afins. Sem a devida documentação a empresa fica vulnerável, pois a ausência de provas pode levar o juiz a presumir a falta do pagamento.
Documentos organizados e facilmente acessíveis são cruciais para a elaboração de uma defesa sólida, garantindo que a empresa possa demonstrar o cumprimento de suas obrigações.
3. Gestão Preventiva de Riscos
A organização documental também é uma ferramenta de gestão de riscos. Com relatórios e históricos bem catalogados, a empresa pode identificar padrões e inconsistências permitindo auditorias internas e facilitando a adequação a novas regulamentações.
4. Otimização de Recursos e Tempo
Manter os arquivos em ordem também contribui para a eficiência operacional. Quando a documentação está bem organizada, os setores de RH, jurídico e financeiro gastam menos tempo buscando informações e mais tempo aplicando soluções. Isso gera economia e evita paralisações em processos decisórios.
Conclusão
Investir na organização de arquivos é uma estratégia de proteção patrimonial e de eficiência. Contar com sistemas de arquivamento físico e digital, além de políticas claras de gestão documental é um passo indispensável para toda empresa que pensa em segurança jurídica e competitividade no mercado.
